O que é a gestão de facilities e como lidar com ela?

Entenda no post de hoje o que é a gestão de facilities, quais suas atribuições e o que deve ser feito por esse gestor.

No dia a dia das empresas, a gestão de facilities ocorre sem que os gestores sequer percebam isso.

Para que o core business da empresa se mantenha em plena operação, diversos fatores são necessários.

A empresa precisa de infraestrutura, serviços, parcerias, otimização, entre outros.

Tudo isso é administrado pelo gestor de facilities, ou gerente de facilidades.

No post de hoje, vamos falar sobre essa forma de gerenciamento e o que essa área deve fazer pela empresa.

O gerente de facilities é um profissional que deve cuidar de diversas áreas da empresa a fim de que ela se mantenha em boa operação.

Isso inclui serviços, infraestrutura e parcerias, entre outras frentes.

É a gestão de facilidades, por exemplo, que cuida da contratação da prestação de serviços de limpeza, de TI ou de segurança.

Para a empresa contratante, é fundamental ter pleno conhecimento de como funciona essa relação e quais informações sobre o que se está contratando devem fazer parte da negociação.

Abaixo, vamos falar sobre o que é necessário fazer na gestão de facilidades.

Em primeiro lugar, a gestão de facilidades é uma área que deve cuidar de toda a infraestrutura da empresa e garantir que ela funcione.

Equipamentos, recursos humanos, recursos materiais, recursos financeiros, local de trabalho, entre outros fatores, são importantíssimos para as atividades fim da empresa.

É essencial saber se tudo isso está de acordo com as necessidades da empresa, ou se há algo faltando.

É a gestão de facilidades quem vai determinar quais fatores de infraestrutura devem ser adquiridos, melhorados ou descartados.

A gestão de facilities é quem deve entrar em contato com prestadores de serviços e assinar contratos para tudo que a empresa precisar.

Serviços de limpeza e conservação, tecnologia da informação, manutenção técnica, atendimento e segurança são bons exemplos.

É preciso saber quais as necessidades da empresa referente a cada tipo de serviço, para que possam ser encontradas as melhores soluções.

Assim, a gestão de facilities vai buscar entre as ofertas aquela que mais se adequa às suas necessidades, levando em consideração o custo-benefício e administrando as relações entre contratante e prestador.

Toda empresa precisa de parcerias, e administrar essas relações também compete à gestão de facilities.

É importante entender a relação indireta entre clientes e parceiros, elucidando quais benefícios uma parceria pode prover aos clientes da empresa.

Há, também, as parcerias com benefícios exclusivamente internos, que cada vez mais ajudam as empresas a desenvolver o seu core business.

Seja qual for o modelo de parceria, o gestor de facilities é o responsável por buscá-las, encontrá-las e administrá-las.

Dessa forma, ele mantém a empresa em bons termos com todos os parceiros de negócios, sendo, inclusive, o responsável pelo encerramento de contratos, se for o caso.

A mobilidade começou a ficar mais abrangente após a pandemia, de forma que muitas empresas possuem funcionários em vários lugares diferentes.

É possível que a sede seja em uma cidade, mas que haja funcionários em outro estado, ou até mesmo em outro país.

Por isso, a administração da mobilidade se tornou cada vez mais importante, e quem cuida disso é a gestão de facilities.

Essa frente de trabalho vai gerenciar os espaços de onde o colaborador atua, como home office, coworkings, escritórios parceiros ou filiais.

Toda a rede de trabalho é gerenciada pela gestão de facilities pensando na mobilidade.

Não basta iniciar e gerenciar uma frente de trabalho e pensar que você está fazendo a gestão de facilities.

O verdadeiro gerente de facilidades está sempre em busca de novas oportunidades e melhorias.

Algo novo surge todos os dias, e é dever do gestor de facilities estar sempre antenado a essas novidades para aproveitá-las quando for pertinente.

Além disso, todos os processos, recursos e relações que puderem ser melhoradas, estão nas mãos do gestor de facilities, além, é claro, do gestor geral da empresa e dos responsáveis por cada setor.

Mas é o gestor de facilities quem tem uma visão macro do negócio para entender o que pode ser melhorado e de que forma.

A gestão de facilities lida constantemente com a terceirização de serviços e equipes. Essa relação nem sempre é fácil, e se você não prestar atenção, pode acabar contratando um serviço que não é tão benéfico quanto gostaria.

Para te ajudar a firmar os melhores contratos, aproveite e leia nosso post sobre o que saber antes de terceirizar funcionários.